01
Przepisywanie
do logistyki
Wykonane zlecenie jest już zapisane, ale trzeba je ręcznie przenieść do arkusza, na podstawie którego planowany jest transport.
Codzienna praca biura.
Ryzyko pomyłki przy każdym wpisie.
Produkcja opakowań / Rozpoznanie procesu
Od zamówienia do wysyłki. Gdzie można ograniczyć ręczną pracę?
Zamówienia są zapisywane w arkuszach, na produkcję trafiają zlecenia na kartkach, a dane o ich wykonaniu trzeba ponownie wprowadzać do arkusza logistyki. Rozpisałem ten proces, żeby wskazać, gdzie można ograniczyć przepisywanie danych i usprawnić przekazywanie informacji między działami.
Zobacz, jak przepływa informacjaProducent opakowań | Mapa procesu na podstawie spotkania przy ekranie i rozmów z właścicielem. Rozpoznanie trwa, propozycje przed uzgodnieniem z klientem.
DROGA ZLECENIASTAN OBECNY
- 01Zamówieniee-mail, komunikator, telefon
- 02Arkusz zleceńwpis ręczny
- 03Zlecenie na tablicy produkcyjnejprzepisanie
- 04Dokumenty z produkcjisprawdzanie i dopytywanie
- 05Arkusz logistykiprzepisanie
- 06Kompletacja i wydanieryzyko pomyłek przy kompletacji
Cel: zapisać raz, przekazywać dalejBez zmiany wszystkiego naraz.
01 / Punkt wyjścia
Arkusze w biurze.
Papierowe zlecenia na produkcji.
Zamówienia przychodzą kilkoma kanałami, zlecenia prowadzone są w arkuszach, a pracownicy produkcji korzystają z papierowych zleceń umieszczanych na tablicy z podziałem na maszyny. Po wykonaniu pracy dokumenty wracają do biura, gdzie są sprawdzane.
Te same dane są przepisywane między arkuszami i papierem. Niejasne zapisy wymagają dodatkowych wyjaśnień z pracownikami produkcji, a podczas kompletacji zdarzają się pomyłki.
02 / Mapa procesu
Mapa przepływu informacji.
Od zamówienia do wydania towaru.
Po spotkaniu przy ekranie rozpisałem proces główny i procesy poboczne, łącznie 18 pozycji: kto wykonuje krok, w czym pracuje, co przekazuje dalej i co może pójść źle. Miejsca wymagające wyjaśnienia są oznaczone jako pytania do zespołu.
Przy wybranych krokach dopisałem też wstępne pomysły usprawnień. To punkt wyjścia do kolejnej rozmowy z zespołem i dopracowania następnej wersji mapy.
MAPA PROCESUARKUSZ ROBOCZY
Powiększ mapę ↗
Wybrane obszary do usprawnienia
Na podstawie mapy procesu wybrałem trzy obszary, w których można ograniczyć ręczną pracę i ryzyko pomyłek.
Przepisywanie
02
Dokumenty
z produkcji
Dokumenty po wykonaniu zlecenia bywają nieczytelne albo nie zgadzają się ze stanem faktycznym. Biuro wyłapuje błędy po fakcie i dopytuje.
Dodatkowy czas na wyjaśnienia i potwierdzenie wykonania.
03
Pomyłki
przy kompletacji
Na etykiecie jest numer produktu, ale nie ma kodu kreskowego, który pozwalałby sprawdzać towar skanerem. Kompletacja odbywa się na podstawie papierowych list. W firmie występują też rozbieżności w stanach magazynowych.
Ryzyko wydania niewłaściwego towaru.
Niepewne stany magazynowe.
03 / Możliwości usprawnień
Krok po kroku.
Z wykorzystaniem tego, co już działa.
Nie trzeba zmieniać wszystkiego naraz. Usprawnienia mogą korzystać z tego, co już działa w firmie: arkuszy, etykiet i numeracji regałów w magazynie.
Proponowany start: przekazywanie danych do logistykiZakres i sprzęt dobierane do potrzeb
Dlaczego warto zacząć od logistyki
Dane już są. Można przekazywać je automatycznie.
Największy problem nie zawsze jest najlepszym pierwszym krokiem. Kompletacja ze skanem wymaga wprowadzenia nowego sposobu pracy w magazynie. Przy przekazywaniu zleceń do logistyki dane są już w arkuszach, więc można zacząć od połączenia tych informacji, bez zmiany sposobu pracy hali.
Kod na etykiecie może wykorzystać numer, który już jest drukowany. Numeracja regałów również istnieje. Kolejne usprawnienia mogą korzystać z tych samych danych i oznaczeń.
Osobnym kierunkiem jest monitoring maszyn. Czas pracy i postojów może być zapisywany automatycznie, ale ustalenie przyczyny zatrzymania może wymagać informacji od operatora. Zakres pomiarów trzeba dopasować do konkretnych maszyn.
04 / Na początek
Automatyczne przekazywanie wykonanych zleceń do logistyki.
Jako pierwszy krok proponuję automatyczne przekazywanie wykonanych zleceń do arkusza logistyki. Celem jest ograniczenie ręcznej pracy biura przy przygotowywaniu danych do planowania transportu, z wykorzystaniem obecnych arkuszy.
- 1
Sprawdzić, jak to wygląda dziś
Kto przepisuje zlecenia, ile pozycji dziennie i czy przy przepisywaniu coś jest uzupełniane ręcznie.
- 2
Połączyć arkusze, które już są
Oznaczenie zlecenia jako wykonane przenosi potrzebne dane do arkusza logistyki. Bez nowego programu i bez zmiany sposobu planowania.
- 3
Zweryfikować w codziennej pracy
Na pierwszych zleceniach zweryfikować z zespołem, czy dane trafiają poprawnie do logistyki i czy odpada ręczne przepisywanie. Na tej podstawie ustalić dalsze usprawnienia.
Do czego dążymy
Sprawniejsza obsługa zleceń od biura po magazyn.
Informacja o zleceniu powstaje w jednym miejscu i przechodzi dalej sama: do logistyki, na etykietę, do kompletacji. Celem jest mniej przepisywania i dopytywania oraz mniejsze ryzyko wydania niewłaściwego towaru.
Rozpoznanie trwa. Mapa jest gotowa, propozycje wymagają jeszcze uzgodnienia z klientem. Efekty będzie można ocenić po wdrożeniu.
Od rozmowy do mapy
Od czego warto zacząć usprawnienia w Twojej firmie?
Porozmawiajmy o tym, co zajmuje Twojemu zespołowi najwięcej czasu. Jeśli warto iść dalej, w ramach audytu przygotuję mapę procesów i plan wdrożenia wybranego usprawnienia. Mapa i plan zostają u Ciebie niezależnie od decyzji o dalszej współpracy.
Umów 30 minut rozmowy
Bezpłatnie i bez zobowiązań. 30 minut przez telefon lub Google Meet.
Napisz do mnie, ustalimy dogodny termin.